L’automatisation par l’IA élimine des centaines de tâches répétitives chaque semaine
Industrie: Comptable
Défi:
Un client effectuait la même tâche administrative répétitive plusieurs centaines de fois par semaine. Chaque fois qu’un courriel contenant des informations précises arrivait, un employé devait extraire manuellement les données pertinentes et les saisir dans une feuille de calcul Excel.
Même si chaque tâche ne prenait que 30 secondes, le temps consacré à cette activité s’accumulait rapidement. Le processus était répétitif, nécessitait une intervention manuelle constante et augmentait le risque d’erreurs de saisie.
Solution:
Grâce à Microsoft Copilot Cowork, nous avons automatisé le processus d’extraction des informations provenant des courriels entrants et leur transfert vers Excel.
- Repérer automatiquement les courriels entrants contenant les informations recherchées.
- Extraire les données pertinentes de chaque courriel.
- Saisir les informations dans la feuille de calcul Excel appropriée.
- Réduire les interventions manuelles tout en assurant l’exactitude et la bonne organisation des données.
Bénéfices:
- Jusqu’à 130 heures économisées par année : Sur la base d’environ 300 courriels traités par semaine, avec un gain de 30 secondes par courriel, pendant 52 semaines.
- Réduction importante de la saisie manuelle de données : Des centaines de tâches répétitives peuvent être automatisées chaque semaine.
- Amélioration de l’exactitude des données : La réduction des manipulations manuelles permet de minimiser les erreurs de transcription.
- Productivité accrue : Les employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée plutôt que sur des activités administratives répétitives.
- Traitement plus rapide de l’information : Les données peuvent être transférées directement dans Excel sans que les employés aient à traiter chaque courriel individuellement.